4 meses antes de la fecha del curso:

• Acudir a las oficinas de SMHAP en el Hospital Ángeles de Pedregal.
• Llenar solicitud del Hospital Ángeles.
• Llenar solicitud de SMHAP y documentos de necesidades administrativas para el curso.
• Calendarizar el curso según calendario de SMHAP.
• Entregar los documentos mencionados incluyendo:
  carta o cartas de aval (es) de la (s)Institución (es) que
  avalaen el curso.
• Programa completo del curso.

Esta información es importante para proceder a la compilación de firmas por SMHAP ante las autoridades del Hospital y autorización del Departamento de Enseñanza de HAP.

Es importante la carta de aval (es) ya que los logotipos deben estar plasmados en las constancias, posters y programas.

• Presentar relación o directorio de profesores e invitados especiales al curso para la entrega de documentación.

Nota: es importante entregar esta documentación durante el mes.

:: SEGUNDA ETAPA

3 meses antes de la fecha del curso.

ÁREA DE GERENCIA DE SMHAP

Llevar a cabo una segunda reunión con la gerencia de SMHAP donde se hará la agenda de programación de las fechas de entrega en documentos requeridos por el director del curso, para su organización interna y externa del curso:

• Entregar el programa definitivo incluyendo en el, la hora de inauguración del mismo, relación de personas invitadas a presidium (se sugiere que la ceremonia de inauguración sea antes del receso aproximadamente 10:00 ó 10:30 hrs.).
• Haber confirmado con el director del curso la plantilla de profesores.

Para la difusión externa del curso se entregará al director del curso una relación de hospitales en la ciudad de México, para elección de ellos y a las áreas en las que se enviarán cartas para invitación y otorgamiento de becas.

A partir de la fecha de la reunión, SMHAP se compromete a entregar al director del curso una semana después la documentación que haya requerido:

Aceptación de diseño de póster y programa.
Aceptación, revisión, cambios y aprobación de la documentación solicitada por el director del curso.

• Firma de documentos por el director del curso.
• Firma de documentos por el presidente de SMHAP.
• Entrega de cambios en los documentos a SMHAP para su corrección, entrega y difusión interna y externa.
• Inicio de la difusión del curso, en portal de internet, boletín y entrega de cartas a profesores, circular a hospitales y áreas de especialidades en HAP posters y programas.

ÁREA CONTABLE

Entregar por el director del curso durante la reunión con la gerencia, la relación de laboratorios patrocinadores y datos personales de los representantes y áreas administrativas de ellos para su localización y envió de documentación (cartas) y programar una reunión con cada uno de ellos por SMHAP.

Es importante recordar cuando se hace la invitación de los Laboratorios que la aportación económica será más IVA.

El costo por stand será:

UN DIA $5,000.00

DOS DIAS $10,000.00

TRES DÍAS $15,000.00

• Es necesario tener cubierto el pago total el día del evento.
• Firmar carta compromiso por laboratorios

Gastos que se realizar por curso:

• Papelería
• Servicio de correo
• Servicio de entrega de documentos externo
• Impresión de diplomas, programas, posters y gafetes
• Porta gafetes
• Servicio de café
• Gastos administrativos de Personal
• Insumos
• Uso de teléfono (envió de Faxes)

Es importe aclarar que el informe financiero del curso será entregado al Director del mismo por el presidente de SMHAP dos meses después de su realización por requerimientos contables.

ÁREA DE DIFUSIÓN Y GESTORÍA

La difusión externa de los cursos será realizada después de aceptación de los documentos por el Director un día después, esto se lleva a cabo en siete días hábiles para su entrega.

La entrega será:

• Profesores
• Coordinadores (si los hay)
• Presidium
• Estacionamiento
• Circulares a socios
• Cartas a áreas de especialidad HAP
• Hospitales invitados
• Hospitales del Grupo Ángeles ciudad de México
• Hospitales del Grupo Ángeles República Mexicana
  (envió por correo)
• Instituciones que solicite el Coordinador del curso
• Portal de Internet
• Boletín de SMHAP

Nota. Se entregará al Director del curso relación con teléfonos de hospitales para su verificación.

Durante el periodo de dos meses antes del curso, se harán llamadas telefónicas por parte del personal de SMHAP para la verificación de documentos entregados a los hospitales invitados al curso.

ÁREA DE DISEÑO Y DIAPOSITIVAS

El encargado de esta área realizará el diseño de póster, programa, constancias, gafetes, solicitud de inscripción para el curso y cartas a hospitales, para su aceptación por el Director y envió a imprenta para la impresión de programa y póster.

Es importante recordarle que todos los posters y programas serán hechos en su totalidad por SMHAP.

Disposición hecha por el Departamento de Enseñanza del HAP.

Es necesario aclarar que las constancias de profesores como de asistentes solo pueden ser realizadas en las oficinas de SMHAP, antes del curso serán entregadas las constancias para profesores (no se dará al profesor como asistente)

A partir del primer día del curso se enviarán a firma las constancias de asistentes según el registro por solicitud y lista de asistencia que se hará ese día.

Al término del curso se entregarán las constancias a los participantes que tengan firmada su asistencia durante todos los días del curso. (Aclarar porcentaje de asistencia con enseñanza)

Las constancias no recogidas por los asistentes estarán en las oficinas de SMHAP por transcurso de una semana. Posteriormente se entregarán por medio de relación al Departamento de Enseñanza del hospital para su resguardo.

2o MES ANTES DEL CURSO

Durante este mes el área de diseño y diapositivas podrá asistirle en la realización de algún material o presentación que requiera para el curso en un horario:

Lunes, miércoles y viernes de 4:00 a 6:00 p.m.

MES DEL CURSO

Este mes se organizará por las oficinas SMHAP cualquier pendiente y revisión con el Director del curso.

Organización de insumos para el día del curso.